Recensies

Met vaste regelmaat schrijft de heer M. Geerdink een recensie in Facility Management Magazine en in Managementboek.nl. De nadruk ligt vaak op de relatie van mens, werk en werkomgeving (organisatie verandering, flexibilisering, kantoorinnovatie en tijd- & plaatsonafhankelijk werken.

43 Hofkamp, G. Veranderen met ruimte

door drs Michaël G.M. Geerdink

Titel: Veranderen met ruimte (Zes overheidsorganisaties over hun ervaringen met moderne werkomgevingen als aanjager voor organisatieveranderingen)
Auteur: Gerry Hofkamp, Rijksgebouwendienst
Uitgave: InAxis, Commissie Innovatie Openbaar Bestuur. Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties, 2007

Veranderen met ruimte

Van een recensent mag gevraagd worden de nodige objectiviteit te betrachten bij het bespreken van een boek. Maar met trots mag ik u melden dat ik als adviseur genoemd word in het colofon van Veranderen met ruimte, een uitgave van InAxis, in het verleden ook betrokken bij de Werkplekwijzer. Om te beginnen een dubbelzinnige titel: Veranderen met ruimte. Een erkenning dat gebouwen, indelingen, inrichting, facility management, hefbomen zijn bij veranderingsprocessen. Daarvan getuigen een zestal cases van overheidsorganisaties die ‘worstelen’ met veranderingsprocessen en heel doelbewust de huisvesting en inrichting daarin integreren. Met Judith Chin Kwie Joe (CKJ Consultancy) was ik betrokken als adviseur bij één van besproken cases: het veranderingsproces en de huisvesting van Waterschap Rivierenland in Tiel.
Het hier besproken boek reflecteert in hoge mate mijn opvatting dat huisvesten, inrichten en facility management van groot belang zijn bij het doorvoeren van veranderingen. Kortom: ik kon het bespreken niet laten, ook niet vanwege de schitterende vormgeving door Rob Wickerhoff van GAZmedia.

In het Voorwoord maken de heren Lemstra en Jägers duidelijk dat als gevolg van moderne ICT-middelen het steeds minder noodzakelijk is om naar kantoor te gaan. Een openingszin naar mijn hart, zie mijn betrokkenheid bij het Ewerkforum. Eén van de gevolgen van het werken op afstand is dat de functie van kantoren verandert: meer geplande en ongeplande ontmoetingen maken het noodzakelijk dat kantoren samenwerkingsverbanden beter ondersteunen. We hebben het dan dus over de fysieke én over de virtuele werkomgeving.

Het openingsartikel Werkomgeving; verpakking of aanjager behandelt de invloed van de werkomgeving op het functioneren c.q. vernieuwingsstreven van de organisatie. Als de werkomgeving uitsluitend wordt gezien als een soort verpakking, een schil om de werkzaamheden heen, zal de invloed gering zijn. Maar wie stelt dat de werkomgeving meer is dan dat, wekt wel hoge verwachtingen. Hoezo dan meer? In ieder geval worden gemaakte keuzes duidelijk. Ik wil maar zeggen: uiteindelijk is het filosoferen afgelopen en moeten stenen worden gestapeld en bureaus worden geplaatst. Wie overleg en intensieve samenwerking predikt maar cellenkantoren bouwt, is in die zin inconsistent. Bij veel huisvestingsprojecten zijn een viertal lijnen denkbaar: kostenreductie (minder m2), ICT (nieuwe gebruiksmogelijkheden), uitstraling (imagoverandering) en organisatievernieuwing (zowel structuur- als cultuurkenmerken). Over deze lijnen gaan de besproken cases.

De projecten hebben prikkelende uithangborden. Ik noem ze even kort: Provincie Overijssel “Van papier naar prestaties” ; Gemeente Heerhugowaard “Prikkelen om te veranderen”; Waterschap Rivierenland, Tiel “Samenwerking als kern”; Future Centers “Broedplaatsen voor vernieuwing”, Ministerie van Economische Zaken te Den Haag “Het smalle pad naar verandering” en Met dertien departementen op weg naar meer samenwerking (De Rijkswerkplek). De cases worden ingeleid met een kolommetje Facts and Figures, en afgesloten met een interview of column. Een mooie opbouw.

Graag verwijs ik naar de column van Eric Jongmans, secretaris-directeur van het Waterschap Rivierenland te Tiel. Ervaringsdeskundige bij uitstek, want hij realiseerde eerder in zijn loopbaan het aansprekende kantoorinnovatieproject bij de gemeente Heusden. Hij wijst op het ontwikkelingsproces om te komen tot een andere werkomgeving. “Samen en in samenhang.” Daarmee is dus het proces zelf al voorwaarde geworden voor een geslaagde uitvoering. Verder worden in het proces thema’s benoemd die leidend zijn bij de gehele verandering. In Tiel waren dat samenwerking en integratie, communicatie en duurzaamheid. Goed gekozen gelet op het fusieproces van verschillende waterschappen voorafgaand aan de (her)huisvesting. En vooral het advies: neem de tijd! Of wellicht: begin op tijd als je een zorgvuldig proces wilt. Het proces is niet afgerond bij de oplevering. Daarna ontstaat de vraag: hoe gaan we met elkaar om in deze nieuwe omgeving? Welke werkafspraken en omgangsvormen zijn passend en respectvol? Hoe komen samenwerking en kennisdelen in onze nieuwe organisatie tot stand en hoe kunnen we dat faciliteren? “Blijf het verhaal vertellen”, zo besluit Jongmans, en wellicht sterker nog: “Als leidinggevende moet je voorbeeldgedrag laten zien”.

Het boek besluit met de vraag of wij op weg zijn naar nieuwe (ruimtelijke) standaarden. Want inderdaad, als de functie van kantoor zich zodanig verandert als beschreven in de cases, moeten we nadenken over een mogelijke aanpassing van normatiek. Een mooie klus voor de NEN-commissie!

Home | Voorwaarden | Disclaimer