Recensies

Met vaste regelmaat schrijft de heer M. Geerdink een recensie in Facility Management Magazine en in Managementboek.nl. De nadruk ligt vaak op de relatie van mens, werk en werkomgeving (organisatie verandering, flexibilisering, kantoorinnovatie en tijd- & plaatsonafhankelijk werken.

23 Christiaanse, R. Documenteren van processen in organisaties

door drs Michaël G.M. Geerdink

Titel: Documenteren van processen in organisaties (Kwaliteit, compliance en aantoonbaarheid)
Auteurs: Rob Christiaanse, Fred Stengewis
Uitgeverij: ThiemeMeulenhoff, Utrecht/Zutphen, 2006

Bewijzen wil ik zien!

Managers en medewerkers kunnen van alles beweren. Ze kunnen fantaseren over een succesvolle strategie, pochen op fraaie milieuresultaten, op de kwaliteit van de geleverde goederen of de bank voorhouden hoe de voorraden er bij liggen. Maar is dat alles waar? Ons vertrouwen in de leiding van concerns is danig op de proef gesteld, denk aan Enron, Paramalat en de olievoorraden van Shell. In journaaluitzendingen zagen we opsporingsambtenaren dozen documenten uit kantoorpanden dragen. Want het document, zo denkt menigeen, zal aantonen wat waar is. Documenteren is het verzamelen van bewijs. De basis voor evidence proof, naar Wim Pullen.

Aantoonbaarheid, transparantie en compliance
Het eerste doel van documenteren is volgens Christiaanse en Stengewis dus aantoonbaarheid. Leden van een organisatie dienen verantwoording af te leggen aan de stakeholders: dit is transparantie. Bij compliance is het de vraag of de organisatie kan aantonen te voldoen aan wettelijke eisen. In de laatste tien jaar zien we in verschillende toezichthoudende organen ontstaan, zoals de NMA en de Zorgautoriteit. We kennen de Code Tabaksblat (corporate governance) en voor internationale bedrijven de Sarbanes-Oxley Act. Zeg SOx en menig manager huivert (menig consultant wrijft overigens zijn handen).

Beheersingssysteem
De vraag is hoe je dit proces van documenteren adequaat organiseert. Christiaanse en Stengewis hebben in hun boek ‘Documenteren van processen in organisaties’ een model ontwikkeld waarin de verschillende beheerssystemen in organisaties samenhangen. Want door het beheersvraagstuk als een geheel te benaderen kan inefficiency worden voorkomen. Documenteren is een managementvraagstuk, want een bedrijf loopt aanzienlijke risico’s als dit proces niet goed wordt beheerst. Ook wijzen de auteurs er op dat de accountant wettelijk verplicht is een mededeling bij de jaarrekening te verstrekken waarin hij verklaart dat het ondernemingsbestuur een effectief intern beheersingssysteem heeft.

Hulpmiddelen
De auteurs volgen bij hun aanbevelingen over het inrichten van een adequate administratieve organisatie het zgn. BootStrap-Hook model, overigens zonder nadere toelichting. Daarnaast wijzen ze op verschillende hulpmiddelen die via Internet beschikbaar zijn. Bij het boek is een CD ROM gevoegd met daarop het programma MAVIM SIS. Met behulp van MAVIM kun je een proces structureren, beschrijven en overzichten maken. Uit het programma blijkt echter dat het om specifiek oefenmateriaal voor studenten gaat, dat werd me pas duidelijk bij het bekijken.

Tenslotte
‘Documenteren van processen in organisaties’ is te zien als een aardige inleiding in de hierboven geschetste problematiek. Niet diepgravend, maar oriënterend. En voor wie een stap verder wil, zijn er de handboeken uit de wereld van de auditing c.q. uit de leer der administratieve organisatie.

Home | Voorwaarden | Disclaimer