Facilitaire inkoop

WiAr
WIAR ziet het inkopen van facilitaire diensten als een specialisme. Facilitaire contracten worden doorgaans voor een periode van vijf jaar afgesloten. Een facilitaire organisatie, belast met de dagelijkse dienstverlening aan een organisatie, heeft veelal niet de gelegenheid om een inkooptraject in deze omvang gestructureerd op te pakken, aangezien de dagelijkse dienstverlening prioriteit heeft. WIAR kan met haar jarenlange expertise op het gebeid van facilitaire inkopen adviseren of het gehele inkooptraject begeleiden en uitvoeren.

Voor het inkopen van facilitaire diensten houdt WIAR de volgende fasering aan:

PLAN VAN AANPAK
De projecten van WIAR vangen aan met het maken van een Plan van Aanpak, waarbij zaken als tijdsplanning, budget, verantwoordelijkheden, contactpersonen, vergaderfrequenties, etc. in kaart worden gebracht.

INVENTARISATIE
Aan de hand van een checklist wordt geïnventariseerd wat de wensen en eisen zijn ten aanzien van de in te kopen diensten. Deze inventarisatie gaat niet alleen over de inhoudelijke dienstverlening, maar bijvoorbeeld ook over hoe de facturatie dient te geschieden, welke eisen aan het personeel worden gesteld en hoe wordt omgegaan met het niet nakomen van contractafspraken.

PROGRAMMA VAN EISEN
Het Programma van Eisen wordt opgesteld op basis van de gegevens uit de inventarisatie. Het Programma van Eisen is opgebouwd in een algemeen deel, waarin een aantal zaken staan opgenomen die van toepassing zijn op de algemene uitvoering van de diensten. In het specifieke deel staan de zaken opgenomen die gaan over de fysieke uitvoering van de dienstverlening.

LEVERANCIERSELECTIE
WIAR zal op basis van een long list een short list samenstellen op basis van vooraf met de opdrachtgever vastgestelde criteria.

BEOORDELINGSCRITERIA
De ene opdrachtgever vindt een lage prijs belangrijk, de andere opdrachtgever hecht meer belang aan de kwaliteit. Door het op voorhand vaststellen en beschrijven van de beoordelingscriteria wordt de leverancier geselecteerd die hier het beste aansluit bij de opdrachtgever.

AANBESTEDING
De geselecteerde leveranciers ontvangen het Programma van Eisen en de inschrijfdocumenten. Wanneer nodig wordt een informatiebijeenkomst georganiseerd en/ of een schouw op de locatie. Mogelijke leveranciers krijgen de tijd om op basis van gelijke uitgangspunten een offerte te maken. De offertes worden door WIAR beoordeeld en voorzien van een advies. Hierbij spelen de beoordelingscriteria een belangrijke rol. De opdrachtgever neemt op basis van het advies een keuze.

GUNNING
Mochten leveranciers met hun aanbiedingen dicht bij elkaar zitten, dan kunnen nog beoordelingsvergaderingen worden gepland, waarin een leverancier een mondelinge toelicht kan geven. De opdrachtgever bepaalt welke leverancier de opdracht gegund krijgt. WIAR draagt zorg voor het opmaken van de contracten en alle bijbehorende documenten. De leveranciers die afvallen worden hiervan op de hoogte gebracht.

OPSTART EN NAZORG
WIAR controleert of de opstartplanning van de leverancier alle fases kent en of de voorbereidingen goed verlopen. De opstart is belangrijk voor het welslagen van de opdracht. WIAR controleert of de uitvoering van de werkzaamheden volgens de contractafspraken verlopen en stuurt bij afwijking bij.
© copyright WIAR | Workplace Performance