Columns

Met enige regelmaat verschijnt er een column welke vaak betrekking heeft op de relatie tussen mens, werk en werkomgeving (huisvesting, facility management, kantoorinnovatie en/of telewerken). Hieronder een selectie:

27 Beveiligen van kantoren: wordt het er veiliger op?

door Michaël Geerdink

Vorige week stond een opmerkelijk artikeltje in mijn landelijk ochtendblad. De kop luidde dat de beveiliging van de Ministeries in Den Haag te wensen over laat. Als regelmatige bezoeker van deze moderne paleizen op de duurste vierkante meters van Den Haag, stond ik toch wel even te kijken. Je zou denken: beter kan toch niet? Vaak moet je, als bezoeker, je al aanmelden als je de parkeergarage inrijdt. Als je gast je niet bij de portier heeft geregistreerd, heb je al je eerste probleem te pakken: toeterende chauffeurs achter je en jij met een rood hoofd aan de praatpaal. Maar goed, als je eenmaal geparkeerd staat, loop je naar de hal en meld je je aan.

Het is tegenwoordig heel gebruikelijk dat je – bij bezoek aan een Ministerie – om een paspoort of rijbewijs wordt gevraagd. Want is de persoon werkelijk degene die zich daarvoor uitgeeft? Overigens is het wel van belang ruim op tijd te komen, want de wachtrijen zijn in de regel aanzienlijk. Vervolgens zie je dat de receptionist allerlei handelingen verrichten aan de computer. Gegevens van je paspoort worden ingetikt, en het is altijd weer een opluchting als er goedkeurend wordt geknikt. Er zijn ook Ministeries die je paspoort innemen, die krijg je pas bij vertrek terug. Het overkomt me nog wel eens dat wordt gezegd: O, u bent niet aangemeld’. Nou beste lezer, dan heb je je eerste major problem te pakken. Mara daar gaan we nu maar even niet van uit: we houden het gezellig. De receptionist neemt de telefoon en de gastheer / -vrouw wordt gebeld. ‘ Gaat u maar even zitten, meneer Geerdink, u wordt zo opgehaald. Wilt u trouwens deze kaart zichtbaar bij u dragen?’ Ik klip de kaart aan mijn borstzak. Waarom kunnen ze geen clips maken die werkelijk blijven hangen?

Zo gaat de start in de meeste gevallen. Bij bedrijven wil het nog wel eens anders lopen. Daar heeft een slimme manager bedacht dat de receptioniste zoveel loze wachttijd heeft dat ze ook best facturen kan inboeken en tegelijkertijd de telefoon kan aannemen. Zorg dan maar eerst eens de aandacht te trekken (Beproefde tip: hard kuchen!) en aan de beurt te komen. Het is toch merkwaardig dat dan de onverwachte telefoon altijd de prioriteit heeft boven de verwachte bezoeker?

Terug naar het Ministerie. We zitten in de lounge en we wachten tot we opgehaald worden. Zeker in die grote gebouwen wil dat nog wel eens tien minuten duren, want de loopafstanden zijn aanzienlijk. Vaak word je opgehaald door de secretaresse. Om 9 uur ‘s ochtends is dat nog leuk, maar om 16.30 uur is wel duidelijk dat zij die dag al tien keer het hele eind op en neer heeft gelopen. Die stemming is te peilen door in de lift langs de neus weg te vragen: ‘het is voor u zeker een hele wandeling elke keer…’ Nou dat is het, altijd raak en erg attent.

Boeiend is overigens ook de verwachtingsvolle blik van een ieder op die loungestoelen als een secretaresse zich meldt. ‘ Meneer Geerdink…?’ Opgelucht veer ik op. Maar dan komt mijn grootste probleem nog. Voor mijn verjaardag vorig jaar kreeg ik van mijn vrouw een fraaie pilotentas. U weet wel, zo eentje waar ook een laptop en ordner inpast, en die je zo mooi op wieltjes achter je aan kunt trekken. Een ideaal ding, behalve als je met het gevaarte door de tourniquet moet. Ik hou mijn kaart voor de lezer, de deur gaat klantvriendelijk reeds voor mij draaien en twee seconden later zit ik klem. Een doordringend gepiep klinkt. Langzaam schuifel ik terug en bevrijd ik mezelf uit de benarde positie. Dat is dan nog als het goed gaat. In het kwade geval moet – na het oorverdovend gesnerp – de receptionist of portier er aan te pas komen. Maar die zit net aan de telefoon, dat begrijpt u. Ook heb ik reeds kennisgemaakt met een leuke variant, namelijk dat de draaideur daarna niet meer werkt op mijn kaart (‘ want u bent voor het systeem al binnen’ ).

Maar goed, ik sta in de lift met de secretaresse en zij brengt me op de bestemde plaats. In het goede geval word ik naar de garderobe geleid en voorzien van koffie of thee. Het spreekt voor zich dat het hele ceremonieel zich herhaalt bij vertrek. Weer die arme secretaresse, weer die draaideur. Wat een opluchting als die draaideur werkt bij het inwerpen van je kaart! Weer wachten op je paspoort. En dan die opluchting als de slagboom omhooggaat bij het verlaten van de parkeergarage. Je zou toch denken wat kan er misgaan?

De clou zit, zo las ik verder in mijn ochtendblad, in het beheer van het systeem. Zeg maar in de menselijke factor. Daar kijk ik als psycholoog niet van op, maar voor vele techneuten is het elke keer weer een eye-opener. We zijn de menselijke factor vergeten! Nou dan moeten we nog beter nadenken over de techniek, dan moeten we het systeem werkelijk foolproof maken. Want wat blijkt: er werken vaak tijdelijke medewerkers in het gebouw en die vergeten hun toegangspas vaak bij vertrek weer in te leveren. En niemand die hen daar om vraagt. Een foutje in de procedure. Mogelijk een gebrek aan discipline van de betrokken mensen en receptiepersoneel. En als dat probleem opgelost is, is het beslist veiliger in Den Haag, dat kan ik u verzekeren!

Home | Voorwaarden | Disclaimer