Achat des facilités

WIAR voit l’achat des services comme une spécialité. Des contrats de services sont conclus pour une durée de cinq ans. Une organisation de services, chargée de fournir quotidiennement des services à une organisation, a très peu l’occasion de lancer de manière structurée une procédure d’achat, vu la priorité réservée aux services de chaque jour. Avec sa longue expérience dans le domaine des achats de services, WIAR apporter ses conseils ou accompagner et exécuter la procédure d’achat dans son entièreté.

Pour l’achat de services, WIAR adopte le phasage suivant :

Plan d'approche
Les projets de WIAR débutent par l’établissement d’un Plan d’Approche, qui consigne des éléments tels que calendrier, budget, responsabilités, personnes de contact, fréquences de réunion, etc.

Inventaire
Au moyen d’une liste de contrôle, on fait l’inventaire des souhaits et des exigences au regard des services à acheter. Cet inventaire ne concerne pas seulement les services fournis en interne, mais aussi la manière dont la facturation doit s’effectuer, à quelles exigences est soumis le personnel, et ce qu’on fait en cas de non-respect des conditions contractuelles.

Programme des exigences
Le Programme des Exigences est établi sur base des données de l’inventaire. Le Programme des Exigences est constitué d’une partie générale, reprenant un certain nombre d’éléments qui s’appliquent à l’exécution générale des services. Dans la partie spécifique sont repris les éléments qui concernent l’exécution physique de la livraison de services.

Selection du fournisseur
WIAR va constituer une liste longue et une liste courte sur base des critères prédéterminés avec le commanditaire.

Criteres d'appreciation
Un commanditaire trouve important un prix bas, un autre commanditaire accorde de l’importance à la qualité. En déterminant et en décrivant à l’avance les critères d’appréciation, on sélectionnera le fournisseur qui convient le mieux au commanditaire.

Consultation
Les fournisseurs sélectionnés reçoivent le Programme des Exigences et les documents de soumission. Si nécessaire, on organise une réunion d’information et/ou une visite du site. Les fournisseurs potentiels disposent du temps nécessaire pour faire une offre sur base de points de départ identiques. Les offres sont examinées par WIAR et accompagnées d’un avis. Les critères d’appréciation jouent ici un rôle important. Le commanditaire opère son choix sur base de l’avis.

Adjudication
Si les offres des fournisseurs devaient être très proches les unes des autres, des réunions d’évaluation peuvent alors être planifiées pour permettre au fournisseur de donner un éclaircissement oral. Le commanditaire détermine à quel fournisseur la mission est adjugée. WIAR s’occupe de la rédaction des contrats et de tous les documents y relatifs. Les fournisseurs non choisis sont informés de ceci.

Lancement et surveillance
WIAR contrôle si le planning de départ du fournisseur tient compte de toutes les phases et si les préparatifs se déroulent bien. Le démarrage est important pour le bon déroulement de la mission. WIAR contrôle l’exécution des tâches suivant les dispositions contractuelles et gère les écarts.