Gestion de déménagement

Mener à bien le plus efficacement possible le transfert d’une organisation complète vers un nouveau logement ou s’occuper d’un déménagement interne ? Vous avez besoin de quelqu’un qui garde à l’œil le but final et connaît le chemin le plus court. Avec l’expertise requise et sa longue expérience, WIAR est là pour vous.

Pourquoi une gestion de demenagement?

Les expériences pratiques montrent que plusieurs choses peuvent aller de travers, exemple :

• Le bâtiment n’est pas encore prêt au moment du déménagement;
• La location de l’ancien bâtiment est résiliée à la même date que celle du déménagement;
• Pas de liste du personnel à jour disponible au département des ressources humaines;
• Le planning réserve un temps insuffisant pour le montage du nouveau mobilier;
• Les activités du département ICT ne collent pas au planning;
• Les points de surveillance restent trop loin.

Methodologie

Avant de lancer le déménagement, on établit le plan de déménagement. C’est une description du résultat à atteindre avec les points de départ et les conditions correspondantes. Le plan de déménagement décrit les tâches et responsabilités des parties concernés, et reprend l’information disponible ou comment celle-ci peut être obtenue.

Le plan de déménagement rend le projet très clair pour le commanditaire, de telle façon qu’il puisse gérer le processus complet. Le plan de déménagement est accompagné d’un planning général des services, indiquant toutes les actions à exécuter dans les différents domaines pour que le déménagement soit un succès.

La structure est établie, les élément suivants sont listés et suivis, afin que tout et chacun soit prêt à temps quand le déménagement démarre.

• Qui se trouve où et va vers où, la liste est établie et conservée;
• Plans de la situation actuelle et de la nouvelle, au niveau poste de travail;
• Inventaires divers, entre autres du mobilier, des marchandises, de l’appareillage ICT à déménager;
• Liste de la logistique souhaitée;
• Désignation d’une firme de déménagement;
• Prévoir les facilités nécessaires pendant le déménagemen ;
• Réalisation d’un scénario pour toutes les parties concernées par le déménagement;
• Une bonne communication interne et externe, surtout en collaboration avec le département communication de l’organisation à déménager;
• Accompagnement de la transition.

Pour mettre les collaborateurs au courant et préserver les activités, on fera beaucoup usage pendant et après le déménagement d’une instruction relative à celui-ci. On y décrira complètement ce qu’on attend des collaborateurs pendant la période du déménagement.

Vu qu’un déménagement est très proche du processus des services, on collaborera étroitement avec le département responsable. WIAR peut dans le domaine de son expertise fournir également un support, comme par exemple : accompagnement des adjudications, coordination des livraisons à la nouvelle localisation, élaboration des plans de distributions des surfaces et des plans d’évacuation d’urgence.