Programme des Exigences

Un problème d’aménagement au sein de votre organisation peut être l’occasion de rénover ou de construire à neuf. S’il en est décidé ainsi, il est vraiment important que votre future implantation corresponde à la vision et aux processus industriels primaires de votre organisation, et que les risques, qui vont de pair avec un projet d’aménagement, soient minimalisés. Aussi est-il essentiel que la description de la question d’une nouvelle organisation de l’aménagement, ainsi que les prestations et les qualités requises, soient clairement définies dans un Programme des Exigences (PdE).

Objectif
L’objectif du PdE de consigner vos exigences et vos souhaits au regard de la nouvelle implantation d’une manière claire et structurée, de sorte qu’ils peuvent être transmis aux autres parties concernées par le processus d’aménagement. Au moyen du PdE, le processus de projection peut être objectivé. Par ailleurs, le PdE peut servir d’élément contractuel pour l’architecte et comme moyen de vérifier le projet de construction de l’architecte par rapport au niveau de qualité souhaité par vous et décrit dans ce document.

Methodologie
Le Programme des Exigences se réalise par l’inventaire, l’interprétation et la consignation des souhaits et exigences concrètes sur les plans organisationnel, fonctionnel et technique, le calcul des besoins en espace, la fixation du planning du processus de construction et l’établissement de l’estimation en investissement.
Durant ce processus doivent de plus être opérés des choix motivés quant à l’information à reprendre dans le PdE. Nous sommes d’avis que la base du PdE est toujours une analyse approfondie de l’organisation à implanter. Pour pouvoir élaborer un bon PdE, on doit disposer de beaucoup d’input de la part de l’organisation à laquelle est destinée la nouvelle implantation.

Au moyen d’un entretien avec votre direction et/ou votre facility manager, de l’analyse des éléments de politique de gestion disponibles et d’une visite de votre entreprise, les éléments suivants sont entre autres listés :

• Le processus primaire de votre organisation;
• Les départements et groupes de fonctions, séparément;
• La culture de l’entreprise;
• La politique de votre organisation;
• Les attentes futures.

Sur base de cette analyse d’entreprise, on formule les exigences d’utilisation, les prestations requises, les attentes en terme d’image et de valeurs de la situation future.

Après révision avec vous et les utilisateurs concernés, et l’intégration des adaptations souhaitées, la partie PdE est mise au point définitivement.

Point d'attention
Un point d’attention important lors de l’élaboration d’un PdE est la maîtrise des aspects communication et information. La création de l’image relative à la nouvelle implantation au sein d’une organisation demande du temps et l’implication de tous les niveaux de l’organisation. Le but ici est de veiller à ce que les espaces répondent aux exigences d’utilisation actuelles et futures et à ce que le nouvel aménagement colle aux changements organisationnels, tels qu’une modification des processus industriels ou une fusion de deux ou plusieurs entreprises. En faisant participer à la réflexion les utilisateurs du bâtiment, aussi bien que des clients, des riverains, des étudiants, un service social ou le conseil d’entreprise au sujet de la nouvelle implantation, on fait naître chez le commanditaire et les futurs utilisateurs un engagement envers le PdE.