Columns

Met enige regelmaat verschijnt er een column welke vaak betrekking heeft op de relatie tussen mens, werk en werkomgeving (huisvesting, facility management, kantoorinnovatie en/of telewerken). Hieronder een selectie:

19 Duidelijke definities voor het ontwerpen van kantoren in De Werkplekwijzer


Door Michael Geerdink

Ik weet niet hoe het met u is, beste lezer van mijn columns, maar mij duizelt het wel eens als managers, medewerkers of kantoorinrichters over de werkplek praten. Is het nu een cockpit, een cel, een denkcel, een 1-persoonsruimte of een cocon? Zegt u het maar, en dan zeg ik – om de verwarring te vergroten – dat het allemaal hetzelfde is! Reeds in het oude Babylon werd de spraakverwarring als een goddelijke straf gezien. Maar zeker heden ten dage kunnen kantoorinrichters er ook wat van!

Het Center for People and Buildings (CfPB) te Delft en de Rijksgebouwendienst willen het gesprek over de werkomgeving stimuleren en hebben zich gerealiseerd dat er geen eensluidende terminologie is. Onlangs gaven zij De Werkplekwijzer uit. Het boekje (ca. 80 pagina’s) biedt de mogelijkheid voor opdrachtgevers, adviseurs en kantoorinrichters om duidelijke taal te gebruiken bij het ontwikkelen van een passend kantoorconcept.

Wat moet bereikt worden met het nieuwe kantoorconcept?
Een simpele en essentiële vraag! Het maakt nogal verschil of u met de nieuwe werkomgeving kostenreductie, een betere ondersteuning van de werkprocessen of de medewerkertevredenheid wenst te verhogen! Ook horen we wel van het terugdringen van de milieubelasting of van het verbeteren van imago. In de vorige column besprak ik bijvoorbeeld het verschijnsel imagineering waarbij het gaat om het scheppen van een beleving op de kantoorvloer. Een veelgehoorde doelstelling is ook het verhogen van de flexibiliteit van de organisatie. Hoe dan ook: het antwoord op de doelstellende vraag is richtinggevend bij het inrichtingsproject. Maar kunt u als opdrachtgever het doel zo formuleren dat dit na afloop getoetst kan worden? Is het doel werkelijk bereikt of is het vooral mooi? Het bijzondere van De Werkplekwijzer is dat elk mogelijk doel wordt uitgewerkt en dat de auteurs voor u meetbare subdoelstellingen presenteren. Overigens gaat het niet alleen over “wat” maar ook over “wie”. Door wie wordt in uw organisatie de doelstellingsvraag beantwoord en zitten de betrokkenen wel op één lijn? Zeker is dat het belangrijk is om - voordat u begint - hier werkelijk aandacht aan te besteden.

Cruciale keuzes
In De Werkplekwijzer worden vervolgens de doelstellingen tot een kantoorconcept uitgewerkt. Met uw inrichter bespreekt u de onderstaande vragen zodat u een goed besluit kunt nemen over vijf vraagstukken:
1.Waar plaatsen we de werkplek? (op kantoor, maar mogelijk ook thuis, bij de klant, of onderweg);
2.Hoe gaan we de werkplekken gebruiken? (flexibel, delen, vast);
3.Hoe gaan we de werkplek inrichten? (open kantoor of juist kamers);
4.Hoe moet de medewerker zijn informatie beheren? (onafhankelijk naar tijd en plaats);
5.Is er per afdeling keuzemogelijkheid mogelijk (of één concept voor de gehele organisatie?).

Deze vragen worden uitgewerkt, in samenspraak met uw inrichter. Overigens, wie de vragen goed bekijkt, ziet dat het niet alleen om inrichting gaat. Organisatie- en ICT-advies zijn minstens zo noodzakelijk. Niet voor niets werken veel kantoorinrichters samen met gespecialiseerde bureaus.

Typen werkplekken, overlegplekken en faciliteiten
Nu komen we bij het hart van het boekje. In plaats van de waaier aan begrippen en concepten, onderscheidt het CfPB zeven verschillende typen werkplekken en geven per type in een omschrijving en foto’s aan hoe die er uit kunnen zien. Het Center introduceert pictogrammen waarmee de werkplek treffend wordt aangeduid. Hier vindt u een voorbeeld van een grote overlegruimte. De ruimtes worden gerelateerd aan de NEN 1824 - normen. Dat is een algemeen geaccepteerde norm waarin werkplekken en oppervlakten worden aangeduid. Ook worden alle mogelijke faciliteiten besproken die u op een kantoorverdieping kunt aantreffen. U moet daarbij denken aan bijv. de koffievoorziening, de archiefruimten en het ontvangen van bezoekers. Natuurlijk wilt u ook al die faciliteiten op uw kantoor, maar het is de vraag waar op de werkvloer deze het beste gerealiseerd kunnen worden. In De Werkplekwijzer vindt u hierover verstandige adviezen.
Uiteindelijk moeten de eerder besproken doelen, keuzes en componenten vertaald worden naar een kantoorplattegrond. Dan begint het kantoorconcept te leven. In onderling overleg ontstaat een ruimtelijk ordening en een zonering.

Waarom is dit voor u als klant van belang?
Het ontwikkelen van een kantoorconcept is niet langer meer uitsluitend een zaak van experts. Managers en medewerkers denken en ontwikkelen met de kantoorinrichter mee omdat juist zij de werkprocessen het beste kennen. Daartoe zijn eensluidende begrippen onontbeerlijk. De Werkplekwijzer biedt de mogelijkheid om goed met elkaar in gesprek te komen. Ik zou wensen dat bij de start van een inrichtingsproces door de kantoorinrichter aan alle partijen dit boekje wordt uitgereikt. Het zou de Babylonische spraakverwarring voorkomen!

Verwijzing
Werkplekwijzer, ingrediënten voor een effectieve werkomgeving. Door Jurriaan van Meel, Yuri Martens, Gerry Hofkamp, Dick Jonker en Angelia Zeegers. Een uitgave van het Center for People and Buildings en VROM Rijksgebouwendienst, 2006. ISBN-10:90-807720-7-0
© copyright 2018 WIAR | Workplace Performance